Hinweise zur Vergabe von Aufträgen

Aufträge sind nach wettbewerblichen Gesichtspunkten zu wirtschaftlichen Bedingungen an fachkundige und leistungsfähige Anbieter zu vergeben. Den Grundsätzen der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit entsprechend soll jeweils das wirtschaftlichste Angebot (analog § 43 Absatz 2 der Unterschwellenvergabeordnung – UVgO) ausgewählt werden. Die Vergabe einschließlich der Auswahlentscheidung und –gründe sowie die Einhaltung der Vorgaben sind zu dokumentieren. Wird nicht das günstigste Angebot ausgewählt, ist die bessere Wirtschaftlichkeit gesondert zu begründen, so dass die Auswahlentscheidung nachvollziehbar und schlüssig ist. Mehrausgaben, die durch die Auswahl eines anderen als des wirtschaftlichsten Angebotes anfallen, sind nicht förderfähig.

Die Bestimmungen zur Transparenzpflicht bei Europäischer Binnenmarktrelevanz sind für öffentliche Auftraggeber zu beachten (vgl. „Mitteilung der Kommission zu Auslegungsfragen in Bezug auf das Gemeinschaftsrecht, das für die Vergabe öffentlicher Aufträge gilt, die nicht oder nur teilweise unter die Vergaberichtlinien fallen (2006/C 179/02)“), wenn der Auftragswert ohne Mehrwert-steuer im Falle von Liefer- oder Dienstleistungen 10% und im Falle von Bauleistungen 1% der EU-Schwellenwerte nach Richtlinie 2004/18/EG bzw. Richtlinie 2014/24/EU übersteigt. Dabei können im Oberschwellenbereich gemäß § 99 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) auch Personen des Privatrechts unter den Bedingungen des § 99 GWB den Begriff des öffentlichen Auftraggebers erfüllen  und zur Einhaltung der Bestimmungen zur Transparenz-pflicht bei Europäischer Binnenmarktrelevanz verpflichtet sein. In diesem Fall ist der Auftrag auf der eigenen Internetseite, einer anderen geeigneten Internetseite, in einem Internetvergabeportal oder auf andere geeignete Art zu veröffentlichen.

Bei der Vergabe von Aufträgen oberhalb der EU-Schwellenwerte nach Richtlinie 2004/18/EG bzw. Richtlinie 2014/24/EU sind die darin und in Teil 4 GWB enthaltenen Bestimmungen anzuwenden.

Die Bewilligungsbehörde kann bestimmen, dass für das Land bei der Anwendung des Vergaberechts geltende Vereinfachungen auch für den Förderempfänger gelten.

Handelt es sich beim Förderempfänger um eine von Bund und Ländern gemeinsam geförderte Forschungseinrichtung, gelten die jeweils einschlägigen bundesweit einheitlichen Regelungen.

Ein Verstoß gegen die Vergabebestimmungen stellt einen Auflagenverstoß dar, der zur Rückforderung und Sanktionierung führen kann.

 

Zu den Begrifflichkeiten:

Eine „Preisermittlung“ umfasst die eigene Preissuche z.B. im Internet, in Onlineshops, in Marktprospekten oder Katalogen etc. Ein Screenshot oder Foto, ein Ausdruck o.ä. des gefundenen Preises genügt hier.

Eine „Preisauskunft“ beinhaltet das aktive Anfragen von konkreten Preisen bei Anbietern z.B. durch Email. Telefonische Anfragen und Auskünfte müssen genau dokumentiert werden.    

 

 

Für private Förderempfänger gilt darüber hinaus:

Ab einem Auftragswert (ohne Mehrwertsteuer) in Höhe von 250,00 € ist vor der Auftragsvergabe mindestens eine formlose Preisermittlung bei mindestens drei verschiedenen Anbietern durchzuführen und nachvollziehbar zu dokumentieren. Ist eine Preisermittlung über öffentlich zugängliche Quellen (z.B. Internet, Kataloge, Prospekte) nicht möglich, wird dabei auch eine fehlende oder ablehnende Rückmeldung der Anbieter mitgezählt.

Beträgt die Förderung oder bei Finanzierung durch mehrere öffentliche Stellen der Gesamtbetrag der Förderung mehr als 200.000,00 € gilt darüber hinaus Folgendes:

 

Für Bauleistungen

• Bei einem Auftragswert ohne Mehrwertsteuer zwischen 3.000,01 € und 10.000,00 € sind mindestens drei vergleichbare Preisauskünfte bei verschiedenen Anbietern einzuholen und dies zu dokumentieren. Ist eine Preisauskunft und auch eine Preisermittlung über öffentlich zugängliche Quellen (z.B. Internet, Kataloge, Prospekte) nicht möglich, wird dabei auch eine fehlende oder ablehnende Rückmeldung der Anbieter mitgezählt.

 

• Bei einem Auftragswert ohne Mehrwertsteuer zwischen 10.000,01 € und 1.000.000,00 € sind mindestens drei gleichartige schriftliche bzw. elektronische Angebote nach gleichen Kriterien, Vorgaben und Bedingungen mit der gleichen Vorlagefrist (mindestens drei Werktage) bei verschiedenen geeigneten Anbietern schriftlich bzw. elektronisch anzufordern. Fehlende oder ablehnende Rückmeldungen werden mitgerechnet. Der Auftrag ist zudem auf der Internetseite des Förderempfängers oder in einem Internetvergabeportal zu veröffentlichen; daraufhin eingehende Angebote sind zu berücksichtigen. Das Vorgehen ist zu dokumentieren.

 

• Bei einem Auftragswert ohne Mehrwertsteuer ab 1.000.000,01 € ist der Auftrag auf der Internetseite des Förderempfängers (sofern vorhanden) oder einer anderen geeigneten Internetseite oder in einem Internetvergabeportal (E-Vergabe) bekannt zu machen. Ist die Auftragsbekanntmachung über die Suchfunktion des Internetportals www.bund.de ermittelbar, kann, ansonsten muss, zusätzlich dazu die Bekanntmachung im Amtsblatt des Saarlandes oder in einer zumindest saarlandweit erscheinenden Tageszeitung erfolgen. In der Bekanntmachung ist der zu vergebende Auftrag zu bezeichnen und eine verbindliche Frist für die Abgabe von elektronischen oder schriftlichen Angeboten festzulegen. Diese Frist muss mindestens 15 Kalendertage betragen.

Für Liefer- und Dienstleistungen:

• Bei einem Auftragswert ohne Mehrwertsteuer zwischen 3.000,01 € und 10.000,00 € sind mindestens drei vergleichbare Preisauskünfte bei verschiedenen Anbietern einzuholen und dies zu dokumentieren. Ist eine Preisauskunft und auch eine Preisermittlung über öffentlich zugängliche Quellen (z.B. Internet, Kataloge, Prospekte) nicht möglich, wird dabei auch eine fehlende oder ablehnende Rückmeldung der Anbieter mitgezählt.

 

• Bei einem Auftragswert ohne Mehrwertsteuer zwischen 10.000,01 € und 100.000,00 € sind mindestens drei gleichartige schriftliche bzw. elektronische Angebote nach gleichen Kriterien, Vorgaben und Bedingungen mit der gleichen Vorlagefrist (mindestens drei Werktage) bei verschiedenen Anbietern schriftlich bzw. elektronisch anzufordern. Fehlende oder ablehnende Rückmeldungen werden mitgerechnet. Der Auftrag ist zudem – sofern vorhanden – auf der Internetseite des Förderempfängers oder einer anderen geeigneten Internetseite oder in einem Internetvergabeportal zu veröffentlichen; daraufhin eingehende Angebote sind zu berücksichtigen. Das Vorgehen ist zu dokumentieren.

 

• Bei einem Auftragswert ohne Mehrwertsteuer ab 100.000,01 € ist der Auftrag auf der Internetseite des Förderempfängers (sofern vorhanden) oder einer anderen geeigneten Internetseite oder in einem Internetvergabeportal (E-Vergabe) bekannt zu machen. Ist die Auftragsbekanntmachung über die Suchfunktion des Internetportals www.bund.de ermittelbar, kann, ansonsten muss, zusätzlich dazu die Bekanntmachung im Amtsblatt des Saarlandes oder in einer zumindest saarlandweit erscheinenden Tageszeitung erfolgen. In der Bekanntmachung ist der zu vergebende Auftrag zu bezeichnen und eine verbindliche Frist für die Abgabe von elektronischen oder schriftlichen Angeboten festzulegen. Diese Frist muss mindestens 15 Kalendertage betragen.

 

 

Für freiberufliche Leistungen:

• Bei einem Auftragswert ohne Mehrwertsteuer ab 25.000,01 € sind mindestens drei vergleichbare Preisauskünfte bei verschiedenen Anbietern einzuholen und dies zu dokumentieren. Ist eine Preisauskunft und auch eine Preisermittlung über öffentlich zugängliche Quellen (z.B. Internet, Kataloge, Prospekte) nicht möglich, wird dabei auch eine fehlende oder ablehnende Rückmeldung der Anbieter mitgezählt. Wenn die Eigenart der Leistung oder besondere Umstände dies rechtfertigen und der tatsächliche Auftragswert im Rahmen der Kostenplausibilisierung bleibt, sind Abweichungen möglich. Die Gründe für die Abweichung sind entsprechend zu dokumentieren.

• Abweichend kann auf die Einholung von Preisauskünften verzichtet werden, wenn die freiberuflichen Leistungen einem Bauvorhaben dienen, der HOAI (einschließlich Anlage 1) unterfallen und der Auftragswert ohne Mehrwertsteuer 50.000,00 € nicht übersteigt. Werden diese freiberuflichen Leistungen zu den bisherigen Mindestsätzen der HOAI oder weniger vergeben, kann auf die Einholung von Preisauskünften bis zu einem Auftragswert ohne Mehrwertsteuer von 100.000,00 € verzichtet werden.

 

Verpflichtungen des Förderempfängers als Auftraggeber nach Teil 4 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) bleiben unberührt.

 

 

Für Gebietskörperschaften und deren Zusammenschlüsse gilt bei der Vergabe von Aufträgen darüber hinaus:

 

Für Bauleistungen:

• Bei einem Auftragswert ohne Mehrwertsteuer zwischen 250,00 € und 3.000,00 € ist vor der Auftragsvergabe eine formlose Preisermittlung bei mindestens drei verschiedenen Anbietern durchzuführen und zu dokumentieren. Ist eine Preisermittlung über öffentlich zugängliche Quellen (z.B. Internet, Kataloge, Prospekte) nicht möglich, wird dabei auch eine fehlende oder ablehnende Rückmeldung der Anbieter mitgezählt.

 

• Bei einem Auftragswert ohne Mehrwertsteuer zwischen 3.000,01 € und 10.000,00 € sind mindestens drei vergleichbare Preisauskünfte bei verschiedenen Anbietern einzuholen und dies zu dokumentieren. Ist eine Preisauskunft und auch eine Preisermittlung über öffentlich zugängliche Quellen (z.B. Internet, Kataloge, Prospekte) nicht möglich, wird dabei auch eine fehlende oder ablehnende Rückmeldung der Anbieter mitgezählt.

 

• Bei einem Auftragswert ohne Mehrwertsteuer zwischen 10.000,01 € und 1.000.000,00 € sind mindestens drei gleichartige schriftliche bzw. elektronische Angebote nach gleichen Kriterien, Vorgaben und Bedingungen mit der gleichen Vorlagefrist (mindestens drei Werktage) bei verschiedenen geeigneten Anbietern schriftlich bzw. elektronisch anzufordern. Fehlende oder ablehnende Rückmeldungen werden mitgerechnet. Der Auftrag ist zudem auf der Internetseite des Förderempfängers oder in einem Internetvergabeportal zu veröffentlichen; daraufhin eingehende Angebote sind zu berücksichtigen. Das Vorgehen ist zu dokumentieren.

 

• Bei einem Auftragswert ohne Mehrwertsteuer ab 1.000.000,01 € ist der Auftrag im Internetvergabeportal „vergabe.saarland“ (E-Vergabe) sowie auf der Internetseite des Förderempfängers bekannt zu machen. Die Auftragsbekanntmachung muss über die Suchfunktion des Internetportals www.bund.de ermittelt werden können. Zusätzlich dazu sind weitere Arten der Bekanntmachung (z.B. Amtsblatt des Saarlandes) möglich. In der Bekanntmachung ist der zu vergebende Auftrag zu bezeichnen und eine verbindliche Frist für die Abgabe von elektronischen oder schriftlichen Angeboten festzulegen. Diese Frist muss mindestens 15 Kalendertage betragen.

Für Liefer- und Dienstleistungen:

• Bei einem Auftragswert ohne Mehrwertsteuer zwischen 250,00 € und 3.000,00 € ist vor der Auftragsvergabe eine formlose Preisermittlung bei mindestens drei verschiedenen Anbietern durchzuführen und zu dokumentieren. Ist eine Preisermittlung über öffentlich zugängliche Quellen (z.B. Internet, Kataloge, Prospekte) nicht möglich, wird dabei auch eine fehlende oder ablehnende Rückmeldung der Anbieter mitgezählt.

 

• Bei einem Auftragswert ohne Mehrwertsteuer zwischen 3.000,01 € und 10.000,00 € sind mindestens drei vergleichbare Preisauskünfte bei verschiedenen Anbietern einzuholen und dies zu dokumentieren. Ist eine Preisauskunft und auch eine Preisermittlung über öffentlich zugängliche Quellen (z.B. Internet, Kataloge, Prospekte) nicht möglich, wird dabei auch eine fehlende oder ablehnende Rückmeldung der Anbieter mitgezählt.

 

• Bei einem Auftragswert ohne Mehrwertsteuer zwischen 10.000,01 € und 100.000,00 € sind mindestens drei gleichartige schriftliche bzw. elektronische Angebote nach gleichen Kriterien, Vorgaben und Bedingungen mit der gleichen Vorlagefrist (mindestens drei Werktage) bei verschiedenen geeigneten Anbietern schriftlich bzw. elektronisch anzufordern. Fehlende oder ablehnende Rückmeldungen werden mitgerechnet. Der Auftrag ist zudem auf der Internetseite des Förderempfängers oder in einem Internetvergabeportal zu veröffentlichen; daraufhin eingehende Angebote sind zu berücksichtigen. Das Vorgehen ist zu dokumentieren.

 

• Bei einem Auftragswert ohne Mehrwertsteuer ab 100.000,01 € ist der Auftrag im Internetvergabeportal „vergabe.saarland“ (E-Vergabe) sowie auf der Internetseite des Förderempfängers bekannt zu machen. Die Auftragsbekanntmachung muss über die Suchfunktion des Internetportals www.bund.de ermittelt werden können. Zusätzlich dazu sind weitere Arten der Bekanntmachung (z.B. Amtsblatt des Saarlandes) möglich. In der Bekanntmachung ist der zu vergebende Auftrag zu bezeichnen und eine verbindliche Frist für die Abgabe von elektronischen oder schriftlichen Angeboten festzulegen. Diese Frist muss mindestens 15 Kalendertage betragen.

Für freiberufliche Leistungen:

• Bei einem Auftragswert ohne Mehrwertsteuer ab 25.000,01 € sind mindestens drei vergleichbare Preisauskünfte bei verschiedenen Anbietern einzuholen und dies zu dokumentieren. Ist eine Preisauskunft und auch eine Preisermittlung über öffentlich zugängliche Quellen (z.B. Internet, Kataloge, Prospekte) nicht möglich, wird dabei auch eine fehlende oder ablehnende Rückmeldung der Anbieter mitgezählt. Wenn die Eigenart der Leistung oder besondere Umstände dies rechtfertigen und der tatsächliche Auftragswert im Rahmen der Kostenplausibilisierung bleibt, sind Abweichungen möglich. Die Gründe für die Abweichung sind entsprechend zu dokumentieren.

 

• Abweichend kann auf die Einholung von Preisauskünften verzichtet werden, wenn die freiberuflichen Leistungen einem Bauvorhaben dienen, der HOAI (einschließlich Anlage 1) unterfallen und der Auftragswert ohne Mehrwertsteuer 50.000,00 € nicht übersteigt. Werden diese freiberuflichen Leistungen zu den bisherigen Mindestsätzen der HOAI oder weniger vergeben, kann auf die Einholung von Preisauskünften bis zu einem Auftragswert ohne Mehrwertsteuer von 100.000,00 € verzichtet werden.

 

Verpflichtungen des Förderempfängers als Auftraggeber nach Teil 4 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), des Kommunalselbstverwaltungsgesetzes (KSVG), der Kommunalhaushaltsverordnung, der Eigenbetriebsverordnung o.Ä. bleiben unberührt.