Informationen für Bedienstete und Beschäftigte (m/w/d)

Vorwort

Im Rahmen des Dienst-, Beschäftigungs- oder Ausbildungsverhältnisses verarbeitet der Dienstherr bzw. Arbeitgeber personenbezogene Daten der Beamtinnen und Beamten, Tarifbeschäftigten und Auszubildenden.

Die DSGVO enthält Vorschriften zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten. Die Vorschriften der DSGVO gelten in den Mitgliedstaaten der Europäischen Union unmittelbar. Sie werden für die saarländische Landesverwaltung durch die personalakten- und datenschutzrechtlichen Vorschriften der §§ 95 ff. des Saarländischen Beamtengesetzes, die auch für Tarifbeschäftigte Anwendung finden, und durch das Saarländische Datenschutzgesetz (SDSG) vom 16.05.2018, Amtsbl. I S. 254 ff. ergänzt.

Nach der DSGVO sind Daten personenbezogen, wenn sie sich auf eine identifizierte bzw. identifizierbare natürliche Person beziehen. Gemeint sind hiermit Einzelangaben über persönliche und sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person.

Unter Verarbeitung personenbezogener Daten versteht die DSGVO z. B. die Erhebung, Erfassung, Speicherung, Veränderung, Verwendung, Übermittlung, Bereitstellung zum Abruf, Verknüpfung und Löschung dieser Daten mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren.

Im Folgenden werden Sie u. a. darüber informiert, zu welchem Zweck personenbezogene Daten erhoben werden, um welche Daten es sich hierbei handelt und wozu diese Daten verwendet werden. Außerdem werden Sie über Ihre Rechte im Datenschutz sowie über Ansprechpartner in Datenschutzfragen oder bei Datenschutzproblemen informiert.

 

1. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen:

 

2. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten:

3. Zweck und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten:

Das Referat A 3 verarbeitet personenbezogene Daten der Bediensteten, Beschäftigten, Anwärterinnen/Anwärter und Auszubildenden soweit dies zur Begründung, Durchführung, Beendigung oder Abwicklung des Dienst-, Arbeits- oder Ausbildungsverhältnisses erforderlich ist. Personenbezogene Daten dürfen zudem zur Durchführung organisatorischer, personeller und sozialer Maßnahmen, insbesondere auch zu Zwecken der Personalplanung und des Personaleinsatzes, verarbeitet werden. Die Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung solcher personenbezogenen Daten sind §§ 95 SBG i. V. m. § 22 SDSG. Darüber hinaus dürfen personenbezogene Daten zu anderen Zwecken verarbeitet werden, wenn eine Rechtsvorschrift dies erlaubt (Näheres siehe unter Nr. 7).

Das Referat A 3 führt über die Bediensteten und Beschäftigten eine Personalakte bzw. eine Ausbildungsakte. Hierzu gehören alle Unterlagen, die die Bediensteten, Beschäftigten, Anwärterinnen/Anwärter und Auszubildenden betreffen und mit dem Dienst-, Arbeits- oder Ausbildungsverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen (§ 50 des Beamtenstatusgesetzes i. V. m. § 95 des Saarländischen Beamtengesetzes bzw. § 3 Abs. 6 TV-L).

 

4. Folgen der Nichtbereitstellung der erforderlichen personenbezogenen Daten gemäß Artikel 13 Abs. 2 Buchst. e) DSGVO:

Die Bereitstellung der von Ihnen geforderten personenbezogenen Daten ist für Beamtinnen und Beamte gesetzlich und für Tarifbeschäftigte sowie Auszubildende vertraglich und ergänzend gesetzlich begründet. Es werden nur die personenbezogenen Daten verarbeitet, die zu den unter Nr.  3 genannten Zwecken erforderlich sind. Bei Nichtbereitstellung der Daten kann das Dienst,- Arbeits- bzw. Ausbildungsverhältnis nicht ordnungsgemäß durchgeführt werden bis hin zur Nichtgewährleistung der Zahlbarmachung von Bezügen, Entgelten oder Vergütungen.

5. Art der verarbeiteten personenbezogenen Daten:

Soweit in Ihrem Fall zutreffend, werden ggf. folgende Daten verarbeitet bzw. Daten und Unterlagen in die Personalakte/Ausbildungsakte aufgenommen:

•  Persönliche Identifikations- und Kontaktangaben:

z. B. Name, Vorname, ggf. Geburtsname, private Anschrift, Geburtsdatum und –ort, Geburtsurkunde, Staatsangehörigkeit, ggf. Aufenthaltstitel, evtl. Schwerbehinderung, Telekommunikationsdaten (z. B. bei Rufbereitschaften), ggf. eingereichtes Lichtbild.

•  Angaben zur Organisationszugehörigkeit:

z. B. Personalnummer, Dienststelle, Organisationseinheit, Tätigkeit und Funktion, Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefonnummer, dienstliche Anschrift).

•  Angaben zur Berufsqualifikation und beruflichen Entwicklung:

z. B. Schul-, Berufsschul-, Studienabschlüsse, Berufsausbildung, Zeugnisse, berufliche Tätigkeiten, Fort- und Weiterbildungen, Zertifikate über Fortbildungsteilnahmen, Zusatzqualifikationen, Nachweise über erfolgte Belehrungen, Beurteilungen, Arbeitszeugnisse, Beförderungen, Ernennungsurkunden, Umsetzungen, Abordnungen, Versetzungen, ggf. übersandter Auszug aus dem Bundeszentralregister, Bewerbungen einschließlich Mitteilung der Auswahlentscheidung, Ausbildungsvertrag bzw. Arbeitsvertrag einschließlich Änderungsverträge, Nebenabrede/Vertrag zur Entgeltumwandlung, Auflösungsvertrag, Rentengewährung, Ruhestandsversetzung.

• Angaben zum Status:

z. B. Beamte/Tarifbeschäftigte/Auszubildende, Eintrittsdatum und voraussichtliches Austrittsdatum, Amtsbezeichnung, Besoldungsgruppe, Entgeltgruppe und Stufe, Zulagen.

•  Angaben zu Arbeitszeit, Beurlaubung, Urlaub, Dienstbefreiung, Mutterschutz und Elternzeit, Erkrankungen, Dienstunfällen:

z. B. Voll-/Teilzeitbeschäftigung, Vereinbarung zur Telearbeit, Zeitbuchungen, Urlaubsbeantragung, Sonderurlaub, Dienstbefreiung, Beschäftigungsverbote in der Schwangerschaft, Elternzeit, Krankheitszeiten, Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen, Zeiten einer Wiedereingliederung oder Reha-Maßnahme, verschlossene Unterlagen über ärztliche Untersuchungen, ärztliche Gutachten usw., Angaben zu Dienstunfällen (Hergang, Beteiligte, erlittene Verletzungen, Behandlungen, ärztlich Befunde – teils verschlossene Unterlagen), Sachschäden.

•  Angaben zu Nebentätigkeiten und Ehrenämtern:

z. B. Nebentätigkeitsanzeigen, Erklärungen über Einkünfte aus Nebentätigkeiten, Ehrenämter (soweit sich daraus Freistellungsansprüche ergeben).

•  Zahlungsrelevante Angaben:

z. B. Familienstand, Heiratsurkunde, Urkunden/Unterlagen zur Änderung des Familienstandes, Anzahl der Kinder, Geburtsdaten und Geburtsurkunden der Kinder.

Nachfolgende Daten werden von uns erhoben und unmittelbar an die Zentrale Besoldungs- und Versorgungsstelle zur Auszahlungen des Gehaltes, des Entgeltes bzw. der Vergütung übermittelt: z. B. Bankverbindung, Steuer-Identifikationsnummer, Nachweis der Krankenversicherung, Rentenversicherungsnummer, Antrag auf vermögenswirksame Leistungen, Antrag auf Kindergeld.

•  Widersprüche, Rechtsstreitigkeiten, Dienstpflichtverletzungen, Verletzung von Pflichten aus dem Arbeitsvertrag, Dienstaufsichtsbeschwerden:

z. B. Vorgänge über Widersprüche und Rechtsstreitigkeiten einschließlich Beschlüsse bzw. Urteile, Ermahnungen, Abmahnungen, disziplinarähnliche Maßnahme bzw. Disziplinarmaßnahmen, begründete Beschwerden und Tatsachen, die für die Bediensteten bzw. Beschäftigten, Anwärterinnen/Anwärter und Auszubildenden ungünstig sind, einschließlich der von ihnen dazu ggf. abgegebenen Stellungnahmen.

Ihre personenbezogenen Daten bzw. entsprechende Unterlagen werden vom Personalreferat in Ihre Personalakte aufgenommen bzw. in die eingesetzten DV-Anwendungen (z. B. Word, Excel, Outlook, EPVS (Einheitliches Personalverwaltungssystem), Bedatime (IT-System zur Zeiterfassung und Zutrittskontrolle) und Fortbildungsplattform (für die res-sortübergreifende Fortbildung) eingegeben.

 

6. Übermittlung von personenbezogenen Daten und Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern (der personenbezogenen Daten):

Zur Erfüllung der unter Nr. 3 aufgeführten Aufgaben werden in erforderlichem Umfang personenbezogene Daten an öffentliche Stellen und an nicht öffentliche Stellen (§§ 99, 99a SBG, § 4 SDSG) übermittelt.

Innerhalb des Geschäftsbereiches des Ministeriums für Umwelt, Klima, Mobilität, Agrar und Verbraucherschutz erhalten diejenigen Stellen im erforderlichen Umfang personenbezogene Daten, die diese zur Erfüllung rechtlicher oder vertraglicher Pflichten im Rahmen der Begründung, Durchführung, Beendigung oder Abwicklung des Dienst-, Arbeits- bzw. Ausbildungsverhältnisses oder zur Durchführung organisatorischer, personeller und sozialer Maßnahmen benötigen (z. B. Beschäftigungsstelle bzw. -behörde, Personalrat, Frauenbeauftragte, Vertrauensperson für schwerbehinderte Menschen, Betriebsärztlicher Dienst, die für Aus- und Fortbildung sowie die zur Durchführung von Organisationsuntersuchungen oder Personalbedarfsberechnungen zuständige Stelle).

Ebenso werden personenbezogene Daten im erforderlichen Umfang an Stellen innerhalb der saarländischen Landesverwaltung bzw. andere öffentliche Stellen oder an nicht öffentliche Stellen übermittelt, soweit dies zur Erfüllung rechtlicher und vertraglicher Pflichten im Rahmen der Eingehung, Durchführung, Beendigung oder Abwicklung des Dienst-, Arbeits- bzw. Ausbildungsverhältnisses oder zur Wahrnehmung von Rechten und Pflichten auf dem Gebiet des Dienst- und Arbeitsrechts erforderlich ist (z. B. Zentrale Besoldungs- und Versorgungsstelle, Zentrale Reisekostenstelle, IT-Dienstleistungszentrum, Personalkommission des Saarlandes, Zentrale Gutachtenstelle für Landesbedienstete, Ministerrat, Integrationsamt, Landesamt für Umwelt- und Arbeitsschutz, Landespersonalausschuss, öffentliche und private Fortbildungsträger, Rentenversicherungsträger, Agenturen für Arbeit).

Sind keine Rechtsgrundlagen für die Weitergabe personenbezogener Daten vorhanden, darf die Übermittlung von Daten nur mit Ihrer Einwilligung erfolgen.

 

7. Verarbeitung von personenbezogenen Daten zu anderen Zwecken:

• Die saarländische Landesregierung darf personenbezogene Daten zur Beantwortung parlamentarischer Anfragen sowie zur Vorlage von Unterlagen und Berichten an den Landtag des Saarlandes in dem dafür erforderlichen Umfang verarbeiten (Artikel 78 und 79 der Verfassung des Saarlandes),
• personenbezogene Daten dürfen zu Archivzwecken, die im öffentlichen Interesse liegen, verarbeitet werden (§ 8 des Saarländischen Archivgesetzes),
• Im Rahmen der Wahlrechtsvorschriften des § 4 EuWG, § 9 BWahlG, § 5 LWG und § 5 KWG dürfen personenbezogene Daten an anfragende Gemeindewahlleitungen zur Erstellung von Wahlhelferlisten im Rahmen von Wahlen weitergegeben werden.

 

8. Dauer der Datenspeicherung:

Personalakten sind nach ihrem Abschluss von der personalführenden Stelle fünf Jahre aufzubewahren. Wann eine Personalakte abgeschlossen ist, ergibt sich aus § 101 Abs. 1 SBG. Das gleiche gilt für automatisiert gespeicherte Personalaktendaten (§ 101 Abs. 5).

Die Personalakten werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet, sofern sie nicht gemäß den Regelungen des Saarländischen Archivgesetzes vom Landesarchiv übernommen werden (§ 101 Abs 4 SBG, § 24 SDSG).

Diese Vorschriften sind für Tarifbeschäftigte sinngemäß anzuwenden. Ausbildungsakten, die nicht in eine Personalakte münden, sind 5 Jahre nach Abschluss der Ausbildungsakte aufzubewahren und sodann zu vernichten.

Sonstige Unterlagen in Personalakten bzw. gespeicherte Personalaktendaten oder personenbezogene Daten in Sachakten oder DV-Anwendungen sind nach den jeweils geltenden bzw. festgelegten Aufbewahrungsfristen zu vernichten oder zu löschen. Soweit es keine speziellen Aufbewahrungsfristen gibt, sind sie zu vernichten bzw. zu löschen, wenn sie für die unter Nr. 3 aufgeführten Zwecke nicht mehr benötigt werden.

 

9. Rechte aus dem Datenschutz:

Jede betroffene Person hat auf Antrag verschiedene Rechte hinsichtlich der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten, insbesondere auf

• Auskunft über die Verarbeitung (Artikel 15 DSGVO i. V. m. § 98 SBG),
• Berichtigung falscher Daten (Artikel 16 DSGVO),
• Recht auf Löschung (Artikel 17 DSGVO),
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Artikel 18 DSGVO),
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Artikel 20 DSGVO).

Diese Rechte gelten jeweils unter den in den genannten Vorschriften geregelten Voraussetzungen.

Der entsprechende Antrag kann entweder postalisch oder per E-Mail an das Ministerium für Umwelt, Klima, Mobilität, Agrar und Verbraucherschutz, Referat A 3, Keplerstraße 18, 66117 Saarbrücken, E-Mail: bewerbungen@umwelt.saarland.de übermittelt werden. Außer den Portokosten bzw. evtl. Kosten für die elektronische Übersendung entstehen hierbei für Sie keine weiteren Kosten.

Der Anspruch auf Auskunft aus Ihrer Personalakte einschließlich des Rechtes der Einsichtnahme in Ihre Personalakte ergibt sich aus § 98 SBG bzw. § 3 Abs. 6 TV-L.

 

10. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde:

Wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen geltendes Recht verstößt, können Sie sich gemäß Artikel 77 DSGVO - unabhängig von sonstigen verwaltungsrechtlichen und gerichtlichen Rechtsbehelfen - an die nachfolgend aufgeführte, zuständige Aufsichtsbehörde wenden, welche der Beschwerde nachgeht und Sie über das Ergebnis unterrichtet: